許多機構都仰賴機械相關設備來執行工作，以下是有關收集數據以及將數據組織到可用數據庫中的一些技巧：

一、確定財產或設施的關鍵系統
您要開展業務的財產或iso 7637設施的系統非常重要。典型的系統包括生命安全系統，發電機，機械系統，電梯，門，照明燈以及建築圍護結構。此外，在現代商業環境中，針對IT系統的風險評估至關重要。

二、分解系統
您可以通過關鍵組件來破壞系統。對於簡單的示例，您應將人身安全分為滅火器，信號器面板，頻閃燈，消防懸架，警報器和出口燈。

三、收集設備
如果您已經確定了系統並將其分解為主要組件，則可以開始收集各個單元的型號，製造商，序列號以及標記的電源要求。然後，記下每個位置，例如機翼，建築物，樓層和校園。最後一件事是編號單位。

如果將條形碼系統用於維護例程，則應安裝條形碼條，然後將其掃描到數據庫中。

四、完成系統的物理計數
通過完成物理計數，您可以轉到下一步。要完成物理計數，您可以先確定製造商的維護計劃。同樣，必須了解維護所需的化學藥品和潤滑劑類型。互聯網為您提供了很多有關它的信息。熱成像操作溫度，安全性測試計劃以及振動分析參數也至關重要。

五、加載數據
您可以將數據作為清單和描述加載到Excel或MS訪問。這將有助於您完成機械設備的預防性維護。